Uudenlaisen ajattelun tarjousprosessi

Asiantuntijaselvityksen tarjouspyynnölle asetettiin tavoitteita, jotka haastaisivat perinteisiä käsityksiä liikkumisesta Viitoskäytävällä: alueen rooli liikkumisympäristönä sekä nykyhetkellä että vuoteen 2040 ulottuvalla aikajänteellä, uutta tietoa liikkumispotentiaaleista, visioita tulevaisuuden liikkumisskenaarioista sekä edunvalvonnan että viestintästrategioiden huomioiminen. Tarjouspyynnössä korostettiin erityisesti tuoreiden, ennalta arvaamattomien ja odottamattomien näkökulmien esille tuomista.

Usein asiakas ei täysin ymmärrä tai tiedä, mitä hän tarvitsee, ja palveluntarjoaja epäröi ehdottaa jotain ennennäkemätöntä. Tarjouspyynnöt ja vastaukset niille ovat yleensä turvallisen keskinkertaisia, sillä ne noudattavat perinteisiä kaavoja. Tällainen lähestymistapa johtaa siihen, että lopputulokset eivät ole optimaalisia, koska tarjouspyynnöissä asetetaan usein liian tiukat rajat, mikä rajoittaa tarjoajien mahdollisuuksia innovoida. Seurauksena on, että tarjoukset pyrkivät vain täyttämään vaaditut kriteerit, jättäen vähälle huomiolle mahdollisuuden yllättää tai tarjota jotain todella uutta. Viitoskäytävä-hankkeessa haluttiin tehdä toisin.

Rohkeus kokeilla uutta ja siirtyä pois mukavuusalueelta on avain parempiin tuloksiin. Se edellyttää valmiutta ottaa riskejä ja kokeilla uusia toimintatapoja, mikä voi olla erityisen haastavaa julkisissa hankinnoissa. Tässä yhteydessä innovaatio voisi tarkoittaa kilpailutusprosessin uudistamista, kuten luovien ratkaisujen etsimistä, joustavampien valintakriteerien soveltamista ja dynaamisempaa pisteytystä.

Tämä uudistusvoittoinen lähestymistapa ei ainoastaan parantaisi lopputuloksia, vaan se myös rohkaisisi alaa kokonaisuudessaan siirtymään eteenpäin, luoden uusia mahdollisuuksia niin tarjoajille kuin asiakkaillekin.

Viitoskäytävä-hankkeen tarjouspyyntö uudella periaatteella

Viitoskäytävä-hankkeen tarjouspyyntöprosessissa tarjousten pisteytysjärjestelmä suosi rohkeaa ajattelua, jossa työsuunnitelman arvo (uudet näkökulmat, utopistiselta tuntuvat visiot ja radikaali ajattelu) oli 70 %, henkilöiden ja referenssien arvo 20 %, ja hinta vain 10 %. Rajana toimi kansallinen kynnysarvo 60 000 €, mutta muuten tarjoajille annettiin täysi vapaus ehdottaa luovia ratkaisuja ilman ennakkorajoituksia.

Tarjouskilpailun lopputuloksena syntyi poikkeuksellisen kattava ja innovatiivinen selvitys. Siinä tarkasteltiin raikkaasti esimerkiksi alueen monipaikkaisuutta, dynaamisen väestön liikkumispotentiaalia, pitkien matkojen jakautumista vyöhykkeelle, taukopaikkojen roolia liikkumisverkostossa sekä matkailun kausivaihteluja. Tällaiset avaukset antoivat arvokasta tietoa alueen tulevaisuuden suunnittelulle.

Selvityksessä hyödynnettiin maksullista dataa, joka monipuolisti selvityksen tuloksia. Raportti erottui edukseen myös visuaalisen esitystapansa ansiosta. Se tarjosi selkeän ja eläväisen kuvan tuloksista ja poikkesi siten perinteisestä raportoinnista. Näin Viitoskäytävä-hanke asetti uuden standardin alueellisille tulevaisuusselvityksille osoittaen, kuinka monialainen yhteistyö ja kunnianhimoinen visionäärisyys voivat luoda perustan kestävälle ja dynaamiselle kehitykselle.

Luottamus lisäsi rohkeutta

Hankkeessa tarjoajalle annetut "täysin vapaat kädet" olivat keskiössä valitun toimijan kanssa käydyssä palautekeskustelussa. Tarjoaja toi esiin sen, että rajattomuus ja sitä kautta syntynyt luottamus oli merkittävä yhteistyön onnistumisen avain ja suuri tekijä molempien osapuolten tyytyväisyydessä lopputulokseen.

Tilaaja ei prosessin aikana passiivisesti odottanut valmista lopputulosta, vaan matkan aikana oli lukuisia sparraustuokioita, missä tilaaja sai tietää selvityksen edistymisestä ja kannustaa tekijöitä entisestään. Näin ”vapaat kädet” mahdollisti luovuuden ja innovatiivisten oivallusten syntymisen ja ristiin pölyttämisen, tarjosi alustan jopa utopistisille ideoille sekä mahdollisti tarjoajaorganisaation osaamisen monipuolisen hyödyntämisen. Myös sidosryhmiä osallistettiin verkostomaisessa yhteistyössä mm. teemallisissa työpajoissa.

Tilaajan näkökulmasta projektin tulokset ja loppuraportti olivat erityisen palkitsevia. Raportin esittely sidosryhmille on ollut ylpeyden aihe, sillä se tarjoaa konkreettista uutuusarvoa, jota sidosryhmät voivat hyödyntää omassa toiminnassaan ja kehitystyössään. Tämänkaltainen avoimuus ja rohkeus kokeilla uutta osoittautui molemmille osapuolille hyödylliseksi edistäen alueellista kehitystä ja innovaatiota. Raportti ja sen sisältö on myös Viitoskäytävä-hankkeen yksi päätuloksista. Viitoskäytävän tapa tehdä tarjouspyyntöjä osoittaa, kuinka rohkeus ja luottamus tarjoajiin voi synnyttää uusia rajoja rikkovia toimintatapoja.

Jonkun on aina oltava edelläkävijä. Asiantuntijaselvitys Viitoskäytävän modernista ja kestävästä liikkumisen tulevaisuuskuvasta on luettavissa hankkeen kotisivuilla www.suomenviitoskaytava.fi.

 

TEKSTI:
Riitta Forsten-Astikainen
Hankejohtaja
Viitoskäytävä – Kumppanuudella kehittyvä kasvuvyöhyke

KUVA: Viitoskäytävä