”Toivottavasti tämä remontti ei lopu koskaan!”

Äänekkäät tietyökoneet, vilkkuvat puomit ja huomioliivein varustetut infrarakentajat ovat tuttu näky Helsingin Kalliossa. Viime vuoden maaliskuussa alkanut Hämeentien perusparannus vaikuttaa tuhansien ihmisten arkeen. Jo pelkästään liikenteen poikkeusjärjestelyt vaihtuvat tiuhaan tahtiin. Remontista kaupunkilaisille aiheutuvia haittoja pyritään lieventämään hyvällä ja vuorovaikutteisella viestinnällä.

Mittavan urakan on määrä valmistua vuoden loppuun mennessä. Suurin näkyvä muutos tapahtuu kaistajärjestelyissä: kävelijät ja pyöräilijät saavat jatkossa enemmän tilaa ajoneuvoliikenteen kustannuksella. Uudistuksella tähdätään kevyen liikenteen turvallisuuden paranemisen ohella myös katupölyn ja melun vähenemiseen, mikä nostaa alueen asumismukavuutta.

Remontin yhteydessä katuun laitetaan myös uudet raitiotiekiskot sekä uusitaan alueella sijaitsevan metroaseman vesikatto. Valtaosaa kaikesta tehdystä työstä ei silti näe ulospäin. Auki kaivetuilla osuuksilla vanhoja infrarakenteita laitetaan uusiksi isolla kädellä.

– Alueella oli vielä käytössä ihan oikeasti tsaarinaikaisia vesiputkia. Lisäksi kadun alle laitetaan noin 50 kilometriä kaapelisuojaputkea telekaapeleille ja muille piuhoille, kertoo hankkeen viestintätiimissä mukana ollut Lauri Hänninen Helsingin kaupungilta.

Hännisellä on vahva näkemys siitä, mihin hyvä viestintä katutöiden yhteydessä perustuu.

– Kaikki lähtee siitä, että ihmisille pystytään ilmoittamaan hyvissä ajoin milloin joku homma alkaa. Hämeentien kohdalla kykenimme kertomaan noin kahta kuukautta aiemmin remontin alkamisajankohdan ihan minuutilleen, mistä saimmekin kiitosta. Toki loppupääkin on tärkeä, mutta sen kertominen on aina vähän haastavampaa.

Katuremontin aloituksesta viestittiin Hännisen mukaan monilla eri tavoilla. Alueella järjestettiin asukastilaisuus, johon osallistui 300 ihmistä. Samalla tapahtuma striimattiin Facebookissa etäkatselijoille. Lisäksi seudun kotitalouksiin, yhteensä 25 000 kotiin, lähetettiin asukaskirje. Hänninen kollegoineen myös teki runsaasti jalkatyötä: he kiersivät noin 250 alueella sijaitsevaa kivijalkaliikettä ja kertoivat yrittäjille tulevasta urakasta.

– Kyseessä on kuitenkin Kallio, Suomen tiheimmin asuttu kaupunginosa. Se toi viestintään omat haasteensa, Hänninen myöntää.

Avoimuus kannattaa

Lähes kaksi vuotta kestävä katutyö vaatii alueen asukkailta ja yrittäjiltä joustoa ja pitkää pinnaa.

– Ihan väistämättä tällainen katutyö aiheuttaa haittoja ihmisten päivittäiseen  elämään. Hyvällä viestinnällä näitä haittoja voidaan kuitenkin pehmentää. Olen aina sanonut, että absoluuttinen haitta ei loppujen lopuksi ole se merkittävin asia, vaan tärkeintä on huomioida ihmisten odotusten ja todellisuuden välinen suhde.

Hännisen mukaan asioista kannattaa kertoa mahdollisimman avoimesti ja suoraan. Vähättely on vaarallista.

– Kukaan ei ainakaan valita siitä, jos esimerkiksi melua ei ollutkaan ihan niin paljon kuin odotettiin. Itse ainakin ajattelen mieluummin vähän pessimistisesti. Jos insinööri sanoo jonkin poikkeusjärjestelyn kestävän viikon, niin viestinnässä kannattaa kertoa, että homma kestää vähintään viikon.

Mitä, milloin, missä ja miksi. Näihin neljään kysymykseen Hämeentien viestintätiimi on panostanut alusta asti.

– Sen lisäksi että kerrotaan mitä tapahtuu, missä tapahtuu ja milloin tapahtuu, on  tärkeää  kertoa  myös  se,  miksi  tapahtuu.  Se  auttaa  ihmisiä ymmärtämään,  että  mitä  se  kadulla  kauheaa  mekkalaa pitävä helvetinkone ihan oikeasti tekee.

Tietoa jaetaan etenkin Facebookissa, joka toimii käytännössä Hämeentien urakan viestinnän pääkanavana. Sen kautta tavoitetaan alueen asukkaita todella hyvin.

– Pistimme sinne ihan kansankielellä tietoa sekä kuvia ja videota koneesta rikkomassa betonia ja selitimme, mitä tässä tapahtuu. Koska minäkään en ole mikään insinööri, vaan tavallinen ihminen, pyrin kirjoittamaan sellaista tekstiä minkä itsekin ymmärrän. Tällöin asiat menevät yleensä hyvin.

Some aktiivisesti haltuun

Facebook on havaittu toimivaksi ja suosituksi kanavaksi Hämeentien katu-urakassa. Someviestinnän hohtoa ei ainakaan himmennä se seikka, että vuorovaikutteisuus kaupungin ja kaupunkilaisten välillä helpottuu merkittävästi.

– Olemme saaneet kehuja kaksisuuntaisesta viestinnästä. Facebookissa ihmiset tavoittavat meidät nopeasti. Monissa muissa kaupungin remonteissa palaute kulkee keskitetyn palautejärjestelmän kautta. Sitä seuraa useamman päivän viive ennen kuin kysymykseensä saa vastauksen. Tässä se on melkein reaaliaikaista.

Hänninen avaa muitakin tekijöitä somesuosion taustalla.

– Meillä on ollut ihan tarkoituksella vähän persoonallisempi ote viestinnässä. Ei pelkkää perinteistä byrokraattista asiaa, vaan koetimme löytää omanlaisen tyylin. En sano, että muiden kannattaa matkia, mutta kannattaa silti olla rohkea ja kokeilla erilaisia mieleen juolahtavia asioita. Jos joku pohti, että ”näin ei ole ennen tehty, uskaltaako näin tehdä”, niin vastaukseni oli ”kyllä uskaltaa”, Hänninen naurahtaa.

Hännisen mukaan sosiaalinen media on erittäin kustannustehokas viestintäväylä. Hän pyrkii hyödyntämään sitä jatkossakin eri urakoiden yhteydessä, jos sille vain on käyttöä.

– Toimivuus on toki vähän alue- ja tapauskohtaista. Sosiaalinen media ei välttämättä toimi yhtä hyvin jollakin muulla alueella tai muussa hankkeessa.

Toimiva viestintä vaatii resursseja

Aiemmin Helsingin katutyöt ovat saaneet paljon huonoa palautetta etenkin median välityksellä. Hännisellä on selvä vastaus sille, miksi Hämeentien viestintä on uinut vastavirtaan ja kerännyt valtavasti kehuja.

– Pohjasyy on se, että kaupunki antoi viestinnälle kunnon resurssit. On ollut oikeasti aikaa huolehtia ihmisten murheista ja jopa ennakoida niitä, eikä aina  vain pelkästään reagoida jo saatuihin palautteisiin.

Hänninen haluaakin rohkaista päättäviä tahoja miettimään myös viestinnän merkitystä ja resursseja osana urakkaa.

– Minulle on jäänyt mieleen eräs Facebookin kautta tullut palaute: ”Rakastan tätä viestintää. Toivottavasti tämä remontti ei lopu koskaan!”, hän muistelee ja nauraa.

Harvoin, jos koskaan ennen Hämeentien urakkaa, kaupunki on saanut yhtä paljon myönteistä palautetta katuremonttien viestinnästä. Hänniselle kaupunkilaisilta saadut kehut antavat voimaa tehdä työtä parhaalla mahdollisella tavalla.

Osallistaminen kannatti

Osana viestintää kokeiltiin ihan uudenlaisiakin asioita. Hännisen kollega keksi idean Hämeentien raadista.

– Kokosimme raatiin vapaaehtoisia ihmisiä alueelta. Mukana oli eri ikäisiä naisia ja miehiä. Bussi- ja taksikuskeja, yrittäjiä, yksi näkövammainenkin. Sillä porukalla kokoonnuttiin kolmen kuukauden välein. Kokoontumisissa oli myös kaupungin ja urakoitsijan edustusta. Sitten keskustelimme, miten remontti on edennyt. Facebookissa jaettiin videoita ja tuotiin ilmi ihmisten sensuroimattomia mielipiteitä.

Hänninen on ollut huomaavinaan, että mikäli media haastattelee ihmisiä, usein joukosta etsitään vain ne, joilla on jotakin valittamista. Nyt viestintätiimi  pystyi hoitamaan itse paikallisten haastatteluja neutraalilla otteella. Myönteistäkin palautetta tuli paljon.

Paikallisten osallistamisen ohella vastuuta annettiin ensimmäistä kertaa myös urakoitsijoille.

– Annoimme urakoitsijoille enemmän viestintävastuuta kuin mitä kaupunki on tällaisissa katuhankkeissa ennen antanut. Teimme siinä ihan pioneerityötä. Se oli suuri voimavara, kun esimerkiksi Facebookia hoidettiin yhteistyössä urakoitsijoiden kanssa. He hoitivat suoraan kaikki työmaahan liittyvät kysymykset ja kaupungin edustaja otti koppia laajemmista kysymyksistä. Se nopeutti ja virtaviivaisti viestintää merkittävästi, toimi todella hyvin.

Urakoitsijoille oli tarjolla myös pientä porkkanaa.

– Urakoitsija saa totta kai näkyä viestinnässä omalla ilmeellään ja logollaan. Sehän kannustaa heitä toimimaan, koska hekin saavat osansa myönteisestä julkisuudesta.

Lopuksi Hänninen pohtii viestintään liittyviä haasteita. Vaikka hän onkin jo itse siirtynyt Hämeentieltä toiseen projektiin, esiin nousee eräs universaali asia.

– Varmaan sisäinen tiedonkulku on aina vaikeinta. Kun viestintäporukka vain saisi sisäisesti tiedon hyvissä ajoin jostakin liikennejärjestelystä eikä vasta sitten, kun aita on jo kannettu kadulle. Kulisseissa käydään jatkuvasti pientä vääntöä, millä perusteilla erilaisia ratkaisuja tehdään. Insinööri saattaa miettiä kustannuksia tai jotakin muuta, mikä saattaa tuoda kaupunkilaiselle enemmän hankaluuksia kuin jokin toinen vaihtoehto. Viestintäihminen haluaisi asioita tehtävän aina kaupunkilaisen näkökulmasta.

Kuva: Marja Mattinen

Viestintä osana Vt 5:n Mikkeli–Juva-hanketta

Valtatie 5 on Itä-Suomen vilkasliikenteinen pääväylä. Päivittäin Mikkelin ja Juvan välillä kulkee jopa noin 7 800–13 000 ajoneuvoa. Tulevaisuudessa liikennemäärien arvellaan vain kasvavan. Siksi väylän turvallisuutta ja sujuvuutta parannetaan rakentamalla tiestä nelikaistainen ja toteuttamalla esimerkiksi liittymät eritasoisina. Tietyöt aiheuttavat poikkeuksellisia järjestelyjä niin liikenteelle kuin alueen asukkaillekin.

Tienrakennushankkeilla on suuri vaikutus seudun asukkaiden lisäksi alueen talouselämälle ja teollisuudelle. Uusi tie tarjoaa kehittämismahdollisuuksia maankäytölle, kohentaa elinkeinoelämän kasvuedellytyksiä ja sujuvoittaa työ-, asiointi- ja matkailuliikennettä.

– Viestinnän on huomioitava nämä seikat koko hankkeen keston ajan. Tuomme hankkeen vaikutuksia ja hyötyjä aktiivisesti esille, koska paikallisesta näkyvyydestään ja kuuluvuudestaan huolimatta se luo elinvoimaa koko alueelle. Näin veronmaksajat tietävät saavansa rahoilleen vastinetta, kertoo tiehankkeen viestintätiimissä mukana oleva vanhempi viestintäkonsultti Marko Sykkö Viestintätoimisto Selander & Co. Oy:stä.

Sykön mukaan ajantasaista viestintää toteutetaan sekä omien kanavien että median kautta. Näissä uutisoidaan hankkeen etenemisestä ja rakentamisesta.  Lisäksi on tärkeää informoida myös liikennejärjestelyistä muutoksineen, sillä niiden merkitys esimerkiksi työmatka- ja kuljetusliikenteeseen on suuri.

Viestinnässä nostetaan esiin niin ikään sellaisia asioita ja tekijöitä, jotka eivät muuten helposti näkyisi ulospäin.

– Hankkeesta täytyy tarjota tietoa jatkuvasti. Viestintä tekee metsänkin keskellä tapahtuvan rakentamisen näkyväksi. Avoimuus vaikuttaa hankkeeseen suhtautumiseen. Olemme tuoneet myös hankkeen taustalla olevia tekijöitä esille, sillä ihmiset infraprojektien taustalla kiinnostavat. Olemme julkaisseet sekä vlogeja että kirjoitettuja juttuja ammattilaisista, jotka ovat avanneet omaa osuuttaan hankkeessa, Sykkö kertoo.

– Aktiivisuus, avoimuus, ennakoivuus, selkeys ja vuorovaikutteisuus ovat nykypäivän viestinnässä merkittävä asia. Näihin mekin panostamme, kommentoi hankeviestinnän asiantuntija Jutta Harjunen Väylävirastosta.

Viestintäkanavissa löytyy valikoimaa

Mikkeli–Juvan viestintätiimin käytössä on laaja arsenaali erilaisia viestintäkanavia ja -tapoja. Viestintää tehdään hankkeen sujuvan etenemisen  varmistamiseksi ja sidosryhmien tiedontarpeen täyttämiseksi.

– Verkkosivuilla on hankkeen perus- ja yhteystiedot. Ajankohtaistiedottaminen, hankkeen toimijoiden esittelyt, kartat, kuvat ja videot sekä uutiskirjearkisto löytyvät sieltä, Sykkö luettelee.

Facebookissa hankkeella on yli 1 400 seuraajaa.

– Facebook toimii sekä tiedotuskanavana että aktiivisena palautekanavana. Sidosryhmät ovat löytäneet kanavan hyvin, ja keskustelua aiheeseen liittyvistä asioista käydään viikoittain. Lisäksi jaamme tietoa hankkeen etenemisestä ja vaikutuksista infograafein, valokuvin, videoin ja karttoja hyödyntämällä.

Sosiaalisen median ohella perinteinenkin media otetaan vahvasti huomioon.

– Pyrimme tekemään mediatiedotusta matalalla kynnyksellä. Suuremmat työvaiheet tiedotetaan valtakunnallisella mediajakelulla, pienemmät paikallisen median ja Facebookin kautta. Etenkin pienemmät mediat hyödyntävät mielellään tarjoamaamme laatusisältöä, karttoja ja kuvia tiedotteiden ohessa, Sykkö sanoo.

Medialle myös järjestetään tiedotustilaisuuksia ja työmaakierroksia tarpeen mukaan.

– Hankkeen alkuvaiheessa media kutsuttiin työmaalle tutustumaan sekä hankkeeseen että sitä toteuttavaan henkilökuntaan. Media ilmaisi halunsa viestiä hankkeesta aktiivisesti, ja mediasuhteet ovat säilyneet hyvinä koko hankkeen ajan.

Sykkö kertoo, että ennen korona-aikaa toimittajia kutsuttiin paikan päälle tutustumaan työmaahan merkittävämpien työvaiheiden yhteydessä.

– Haastattelujen tekeminen työmaan autenttisessa ympäristössä palvelee parhaiten sekä mediaa että hankeviestintää. Toimittajat myös soittelevat paljon suoraan projektin johdolle ja urakoitsijoille.

Kokonaan oma roolinsa on projektin johdon jatkuvalla sidosryhmäviestinnällä. Sitä toteutetaan esimerkiksi työmaakokouksissa, sidosryhmätapaamisissa ja erilaisissa tapahtumissa. Erilaiset sidosryhmät ovat hyvin tärkeässä osassa tiehankkeista viestittäessä, koska ne kuuluvat oleellisesti hankkeen vaikutuspiiriin.

Sidosryhmiä ovat esimerkiksi hankkeeseen liittyvät kunnat, kuljetusyritykset, koulut, sairaalat, pelastusviranomaiset, matkailijat ja muut vastaavat tahot – seudun asukkaita tietenkään unohtamatta. Paikallisille ihmisille on viestitty myös asukastilaisuuksien ja -tiedotteiden muodossa, mediatapahtumilla ja Facebookin välityksellä.

Asukastilaisuuksissa on myös huomattu kriittisten  äänenpainojen vähentyminen, kun tekijöillä on kasvot ja asukkaat huomaavat, että tietä tehdään yhteiseksi parhaaksi, ihmiseltä ihmiselle.

– Olemme järjestäneet asukastilaisuuksia sekä Mikkelissä että Juvalla. Paikalliset ovat kokeneet hyvänä asiana mahdollisuuden tulla kysymään ja keskustelemaan asioista. Projektin johdon ja urakoitsijan kanssa on käsitelty kasvokkain pieniä ja suurempia asioita. Urakoitsija taas hoitaa pääasiallisesti hyperlokaalin asukastiedottamisen: yhteys paikallisiin syntyy pitkälti suorilla kohtaamisilla.

– Väylävirastossa panostamme siihen, että oikeasti käymme vuoropuhelua niiden kanssa, joihin hanke vaikuttaa. Vastaillaan kysymyksiin ja ollaan läsnä. Ihmisillä, joihin rakentaminen vaikuttaa, on oikeus tietää rakentamisesta, Jutta Harjunen toteaa.

Sykkö on tyytyväinen, että ihmisiltä on tullut runsaasti hyvää palautetta viestinnästä.

– Uuden tien avaaminen elokuun lopussa synnytti runsaasti positiivista keskustelua Facebookissa. On ilo olla mukana tekemässä näin odotettua hanketta. Pääasiallisesti olemme somessa saaneetkin positiivista palautetta. Hanke on hyvin odotettu parannus Itä-Suomen valtaväylän ongelmiin. Muita hankkeessa hyödynnettyjä viestintäkeinoja ovat 2–3 kertaa vuodessa lähetettävä uutiskirje, Flickr-valokuvat ja YouTube-videot.

Viestinnän käytännön toteutuksesta

Infrahankkeiden vaikutuskenttä on laaja ja sidosryhmät ovat hyvin  monipuoliset. Hankkeet edustavat Väylävirastoa, keskeisenä maineen rakentajana. Miten viestintää siis hoidetaan käytännössä ja miten vastuut jakautuvat?

– Hankkeen alkuvaiheessa nimesimme yhdessä Väyläviraston projektinjohdon ja viestinnän sekä urakoitsijoiden kanssa hankkeen viestintäryhmän. Muotoilimme  yhdessä hankkeen pääviestit, tunnistimme sidos- ja kohderyhmät, laadimme viestintä- ja kriisiviestintäsuunnitelman sekä sovimme viestinnän käytännön toteuttamisesta, Sykkö kertoo.

Alkuvaiheessa tehtiin myös erillinen sidosryhmäkysely. Sen avulla kartoitettiin asioita, joista tietoa kaivataan, mitkä kanavat ovat oleellisia vastaanottajan tiedontarpeen kannalta ja millaista viestintämateriaalia kaivataan: kartat, infograafit, kuvat, videot ynnä muut.

– Saimme kyselystä tärkeää palautetta viestinnän suunnittelun pohjaksi. Viestintää suunnitellaan kuukausittain kokoontuvassa viestintäryhmässä.

– Kutsumme ryhmän kokoon ja laadimme asialistan. Viestintäryhmä tekee linjaukset viestinnästä ja päättää viestintätoimista. Hyvät suhteet ja  aktiivinen yhteydenpito projektin johdon ja urakoitsijan kanssa ovat avainasioita sujuvan viestinnän kannalta. Samalla on esimerkiksi sovittu, että projektin johto toimii pääasiallisesti hankkeen kasvoina median ja sidosryhmien suuntaan.

– Raportoimme viestintätoimet kuukausittain projektin johdolle ja mittaamme viestinnän onnistumista muun muassa mediaseurannalla ja verkkometriikoilla. Kuvausvastuuta puolestaan on vieritetty osittain urakoitsijoidenkin hartioille.

– Urakoitsijat kuvaavat hanketta jatkuvasti sekä maan tasalta että ilmasta.  Saamme heiltä hyvää, ajantasaista materiaalia viestintäkäyttöön. Dronen käyttö työmaan valvonnassa on lisääntynyt, joten lentokuvista ja -videoista saa hyvän käsityksen hankkeen etenemisestä, kertoo Sykkö.

Ulospäin suuntautuva viestintä ei kuitenkaan toimisi ilman hyvää sisäistä viestintää.

–  Sisäisestä tiedonkulusta huolehtiminen on tärkeää. Hankkeessa onkin käytössä esimerkiksi sisäinen Whatsapp-kanava, ja puhelimet soivat aktiivisesti, Sykkö paljastaa.

Suurempia ongelmia ei hankkeeseen ole hänen mukaansa liittynyt.

– Pienen haasteen on muodostanut se, ettemme istu fyysisesti projektin johdon ja urakoitsijan kanssa samoissa tiloissa. Emme siis pääse tutustumaan työmaahan niin helposti kuin haluaisimme.

Sykön mielestä paikallisten ihmisten kanssa keskusteleminen, ilmapiirin tuntemus ja arkisten toiveiden ja tarpeiden kuuleminen olisi tärkeää myös viestinnälle.

 –  Verkon  välityksellä  olemme  toki  yhteydessä  paikallisiin.  Projektin johto ja urakoitsija tietysti tapaavat työssään enemmän paikallisia. Väyläviraston Harjusen mukaan tärkeintä tiehankkeisiin liittyvässä viestinnässä onkin pitää lähialueen asukkaat, liikkujat ja elinkeinoelämä tehokkaasti tiedonkulussa mukana.

– Kerrotaan miksi hanketta tehdään, millaisia vaikutuksia rakentamisella on ja toisaalta se, mitä hankkeella tavoitellaan ja mitä hyötyjä siitä saadaan, Harjunen luettelee.

Sykkö on itse viihtynyt mainiosti Mikkeli–Juva-hankkeen viestintäryhmässä.

– Työmaalla toteutettavat innovaatiot ja uudet ratkaisut ovat hyvin mielenkiintoisia ja avartavia. Esimerkkeinä vaikkapa viime vuosina yleistynyt tietomallinnus ja kierrätysasfaltin lisääntynyt käyttö. Yhteiskuntatieteilijänä on ilo olla mukana toteuttamassa yhteiskunnallisesti merkittäviä ja ihmisten elämää parantavia hankkeita.

TEKSTI: Miika Halmela