Johdetaan infrahankkeita tiedolla, ei tuntumalla
Pysyykö hanke aikataulussa ja kustannukset kurissa? Edistynyt tiedonhallinta ja ajantasainen tilannekuva auttavat saavuttamaan tavoitteet, sanoo Assetpoint Oy:n ohjelmistoasiantuntija Lassi Hörkkö.
Infrahankkeessa syntyy valtavasti dataa. Miten varmistamme, että tieto pysyy ajan tasalla ja löydämme sen myöhemmin, kun sitä tarvitaan? Perinteisesti tiedonhallinnan haasteena on ollut siirtyminen hankevaiheesta toiseen: tieto pilkkoutuu moneen eri järjestelmään ja pahimmassa tapauksessa katoaa.
Edistyneessä tiedonhallinnassa tieto kulkee sujuvasti koko hankkeen elinkaaren läpi ja kaikki on jäljitettävissä. Tiedosta pystytään muodostamaan ajantasainen tilannekuva päätöksenteon tueksi.
Perustana toimii hankkeen tiedonhallintasuunnitelma, joka kuvaa miten suunnitelmatietoa hallitaan käytännössä. Suunnitelman pohjalta valitaan sopivat ohjelmistot. Järjestelmät määrittävät pitkälti sen, millainen tilannekuva infrahankkeesta lopulta voidaan toteuttaa.
Mitä digitalisoidummat prosessit meillä on, sitä laadukkaampaa tietoa on käytettävissä tilannekuvan rakentamista varten. Onkin tärkeää, että ohjelmistoista otetaan kaikki irti. Vaikka meillä olisi miten edistykselliset työkalut, tilannekuva jää löyhäksi, jos kaikkia ominaisuuksia ei hyödynnetä.
Ohjelmistojen perusteiden lisäksi käyttäjien pitäisi saada koulutusta siitä, miten ohjelmistoja hyödynnetään juuri kyseisessä hankkeessa. Tiedonhallintasuunnitelman pohjalta tulisi käydä läpi, mikä on tämän hankkeen prosessi ja miksi tiedostoja hallitaan näin.
Askeleet rakennetun ympäristön tiedonhallintaan
Mitä edistynyt tiedonhallinta tarkoittaa käytännössä? Me Assetpointilla näemme, että onnistunut prosessi sisältää seuraavat kuusi asiaa.
Tietomallien hallinta ja yleinen dokumenttienhallinta. Nämä kaksi osa-aluetta on pystyttävä integroimaan, jotta kokonaisuus säilyy ehjänä eikä tieto siiloudu eri järjestelmiin.
Metatiedot. Älykäs tiedonhallinta perustuu metatietoihin. Metatietopohjaisessa tiedonhallinnassa tieto järjestetään sen sisällön, ei sijainnin pohjalta. Käyttäjät kokevat metatiedot usein haasteelliseksi, joten niiden käyttö kannattaa tehdä mahdollisimman helpoksi. Tiedonhallintajärjestelmään voidaan luoda esimerkiksi tuttuja kansionäkymiä, joihin verkkolevyllä on totuttu.
Digitaalinen hyväksyntä. Tiedonhallinnan alustan tulee mahdollistaa tiedostojen digitaalinen käsittely ja hyväksyntä. Vastuuhenkilö voi hyväksyä tai hylätä dokumentin ja jättää kommentteja, jolloin myös viestintä tapahtuu järjestelmässä. Kun tiedostot on hyväksytty digitaalisesti ja dokumenteissa on metatiedot, luovutusaineisto syntyy napinpainalluksella. Urakoitsija saa aina viimeisimmän hyväksytyn revision suunnitelmista, eikä ole riskiä, että töitä tehdään keskeneräisten tai vanhojen piirustusten pohjalta.
Roolitukset. Isoissa rakennushankkeissa pitää pystyä jo tietoturvasyistä rajaamaan, mihin tietoihin kukakin pääsee käsiksi. Hankkeella voi olla monia toimijoita, jotka eivät välttämättä saa nähdä toistensa piirustuksia. Yhdessä hankkeessa on valtavasti dokumentaatiota, eikä yksittäinen käyttäjä tarvitse kaikkea. Meidän tuleekin kohdentaa jokaiselle käyttäjälle tarpeellinen tieto esimerkiksi urakan, dokumenttityypin tai hyväksyntäkierron avulla. Näin aikaa ei kulu turhaan etsimiseen.
Kohderekisterissä informaatiota voidaan tallentaa yksittäiselle laitteelle, esimerkiksi rautatien vaihteelle. Laitteelle kerrotaan sen tyyppi ja sijainti. Sen jälkeen käyttäjät voivat valita järjestelmässä kyseisen laitteen ja tallentaa dokumentaatiota siihen liittyen.
Viimeisin tieto voidaan viedä suoraan rakentamisesta kunnossapitoon, ja myöhemmin on helppoa löytää vaikkapa juuri kyseisen laitteen huolto-ohje. Kohderekisterin merkitys korostuu suurissa hankkeissa.
Paikannus on keskeistä etenkin infrahankkeissa. Yksittäisille tiedostoille on työlästä täyttää koordinaattitietoja, mutta kohderekisteristä dokumenteille saadaan sijaintitieto laitteiden kautta. Järjestelmään voidaan määrittää myös alueita omiksi metatiedoiksi, jotka tietävät oman sijaintinsa.
Tilannekuva auttaa tekemään parempia päätöksiä
Kun tiedonhallinnan perusta on toteutettu hyvin, pystymme tuottamaan hankkeesta ajantasaisen tilannekuvan. Tilannekuva on ainutlaatuinen ja hetkellinen kuvaus kohteesta.
Tilannekuvaa varten ajantasainen tieto haetaan käytössä olevista ohjelmistoista. Sen jälkeen data visualisoidaan ja kootaan yhteen näkymään, jotta voimme seurata kokonaisuutta. Näkymä voi sisältää aikataulun, kustannusten ja dokumenttien hallinnan sekä karttanäkymän ja livekuvaa.
Tiedonhallintasuunnitelmaa tukevat ohjelmistot ja digitaaliset prosessit mahdollistavat tilannekuvan, jolla seurataan aitoa tekemistä. Näin hankkeessa voidaan suunnitella toimintaa ja kohdentaa resursseja tehokkaammin. Kun johtaminen pohjautuu tietoon eikä tuntumaan, päätöksetkin ovat parempia.
TEKSTI: Sanna Ruoho